FAQ für örtliche Träger der öffentlichen Jugendhilfe zur Eltern-Beitragsentlastung

Die örtlichen Träger der öffentlichen Jugendhilfe gleichen den Einrichtungsträgern ihre Mehrausgaben, soweit sie infolge der Einführung der Elternbeitragsbefreiung und -entlastung entstanden sind, in Höhe einer Pauschale aus.
> siehe auch FAQ Kita-Träger: Pauschalen gemäß § 56 siehe FAQ für Kita-Träger

Diese Mehrausgaben erhalten die örtlichen Träger der öffentlichen Jugendhilfe wiederum vom Land erstattet. Das Land gleicht den örtlichen Trägern der öffentlichen Jugendhilfe die Mehrausgaben aus, die diesen durch die Erstattungen an die Einrichtungsträger und durch die Umsetzung der Regelungen bei der Kindertagespflege entstehen. Es kommen daher entsprechend die unter II. genannten Pauschalen zum Tragen.

Die Einzelheiten des Verfahrens ergeben sich in bekannter Art und Weise nach der KitaBKNV. Da die örtlichen Träger der öffentlichen Jugendhilfe den Ausgleich der Mindereinnahmen als Pflichtaufgabe zur Erfüllung nach Weisung wahrnehmen, kann sich das Verfahren auch aus Weisungen des Landes ergeben, § 60 Abs. 1 KitaG. Der Ausgleichsbetrag, den die örtlichen Träger vom Land erhalten, wird durch Multiplikation des Mittels der gemäß § 6 KitaBKNV gemeldeten Anzahl der betreuten Kinder, deren Personensorgeberechtigte nach § 50 KitaG beitragsfrei gestellt sind oder gemäß § 51 KitaG einer Beitragsgrenze unterliegen, mit der jeweils greifenden Pauschale (siehe dazu oben unter II.) berechnet.

Es gelten in diesem Verhältnis die bereits bekannten Melde- und Stichtage. Die Meldefristen im Verhältnis von Einrichtungsträger und örtlichem Träger der öffentlichen Jugendhilfe richten sich weiterhin nach § 3 Abs. 1 KitaBKNV. Zu den hiernach geltenden Meldefristen 15.12. (für das erste Quartal des Folgejahres), 15.03. (für das zweite Quartal), 15.06. (für das dritte Quartal) und 15.09. (für das vierte Quartal des jeweiligen Jahres) ist nunmehr auch die Anzahl der Kinder nach betreuten Altersgruppen und Elterneinkommen zu melden, deren Personensorgeberechtigte nach den §§ 50 und 51 KitaG beitragsfrei sind oder einer Elternbeitragsgrenze unterliegen.

Insoweit bleibt es auch bei den bisherigen Stichtagen gemäß § 3 Abs. 2 Satz 4 KitaBKNV: 01.12. (für das erste Quartal des Folgejahres), 01.03. (für das zweite Quartal des jeweiligen Jahres), 01.06. (für das dritte Quartal) und 01.09. (für das vierte Quartal des jeweiligen Jahres).

Die Meldefrist im Verhältnis von örtlichem Träger der öffentlichen Jugendhilfe und dem Land richtet sich weiterhin nach § 6 Abs. 1 KitaBKNV. Zu der hiernach geltenden Meldefrist am 1. November ist nunmehr auch die Anzahl der Kinder nach betreuten Altersgruppen und Elterneinkommen zu melden, die in Kindertagesstätten und in Kindertagespflege gefördert werden und deren Personensorgeberechtigte nach §§ 50 und 51 KitaG beitragsfrei sind oder einer Elternbeitragsgrenze unterliegen. Maßgeblich sind nach § 61 Abs. 1 KitaG die Stichtage 1. September und 1. Dezember des Vorjahres sowie 1. März und 1. Juni des Jahres der Meldung. Für das Jahr 2023 ist der maßgebliche Stichtag der 1. März 2023.

Für den Verwaltungskostenausgleich nach § 62 KitaG muss dem Land bis zum 1. November die Anzahl der Kindertagesstätten gemeldet werden, die Kinder beitragsfrei und beitragsbegrenzt betreut haben.

Eine einmalige zusätzliche Meldung der Kinderzahlen ist zum 1. April 2023 vorgesehen. Diese zusätzliche Meldung ist erforderlich, damit die örtlichen Träger der öffentlichen Jugendhilfe bereits zum Zahltag 1. Mai 2023 den Pauschalen Ausgleich auf Grundlage der aktuellsten Kinderzahlmeldung zum 1. März 2023 erhalten können.

Zu beachten ist, dass die Übergangsregelung des § 58 KitaG auch gem. § 61 Abs. 1 S. 2 und 3 KitaG im Verhältnis zum Land gilt. Maßgeblich für den Ausgleich des ersten Quartals 2023 sind demnach die Kinderzahlen zum Stichtag 1. Dezember 2022, die gemäß § 61 Abs. 2 S. 3 KitaG bis zum 15. Januar 2023 an das Land zu melden sind. Es genügt, wenn die für die Sonderregelung des § 58 KitaG benötigten Kinderzahlen (Transferleitungsempfangende, Geringverdienende, vertraglich belegte Plätze insgesamt), die die örtlichen Träger von den Kindertagesstätten zum Stichtag 1. Dezember 2022 erhalten, gebündelt an das Land weitergeleitet werden.

Die Kita-Träger sollen trotz der Elternbeitragsbefreiung und -begrenzung nicht weniger Geld einnehmen, als sie vorher hatten. Es gibt aktuell 2.025 Kitas von rund 750 Trägern im Land. Alle Träger haben eigene Beitragssatzungen und -regelungen. Dies macht jede gesetzliche Reglementierung der Beiträge extrem schwierig, wenn ein 100%-Ausgleich gewährleistet werden soll. Die Träger, die Jugendämter, die Kommunalen Spitzenverbände und der Landeskitaelternbeirat wurden sehr frühzeitig in die Überlegungen einbezogen, wie die Elternbeitragsentlastung 2023 / 2024 ausgestaltet werden kann.

Die Höhen der Pauschalen wurden unter Berücksichtigung einer Stichprobe von Beitragsregelungen für die jeweiligen Einkommenshöhen (bis 35.000,01; bis 40.000,-; 40.000,01 bis …) ermittelt. In diese Betrachtung wurden Beitragssatzungen von öffentlichen und freien Träger aus allen Landkreisen und kreisfreien Städte einbezogen. Angesichts der ca. 750 Beitragsordnungen und der sehr unterschiedlichen Einkommenssituation war eine Vollerhebung nicht möglich. Die Höhen der Pauschalen wurden darüber hinaus mit den kommunalen Spitzenverbänden erörtert und letztlich abgestimmt. Überdies hat der Städte- und Gemeindebund eine Umfrage/Stichprobenerhebung durchgeführt. Die Ergebnisse dieser Umfrage wurden im Landtag berücksichtigt.

Die Pauschalen sollen die Wirkung einer Mindestausstattung haben. Es müssen keine Mindereinnahmen in Höhe der Summe der Pauschalen nachgewiesen werden. Reicht die Summe der Pauschalen nicht aus, die Mindereinnahmen auszugleichen, kann der Träger der Kindertagesstätte einen Härteallausgleich durchführen lassen. Hierzu ist er aber nicht verpflichtet, auch nicht nach § 16 Abs. 2 KitaG, weil die Pauschalen so bemessen sind, dass sie den durchschnittlichen Fall je Kind und Monat im Land abdecken sollten.

Dann kann ein Antrag auf Ausreichung einer zusätzlichen Pauschale gestellt werden und/oder ein Härtefallausgleich beantragt werden.

Antrag auf zusätzliche Pauschale (§ 56 Abs. 2 KitaG):
Die Beantragung einer zusätzlichen Pauschale durch den Einrichtungsträger ist möglich, wenn der Träger glaubhaft nachweist, dass er voraussichtlich erheblich höhere Mindereinnahmen trotz der Gewährung der „regulären“ Pauschale hat, d.h. seine Einnahmeausfälle voraussichtlich nicht durch die Pauschale gedeckt werden und ein Abwarten des Härtefallausgleichs ihm nicht zumutbar ist. Der Kita-Träger muss das Vorliegen der Voraussetzungen für das Ausreichen einer zusätzlichen Pauschale mit geeigneten Dokumenten glaubhaft machen. Er muss genau angeben, um welchen Betrag die Pauschalen nach Absatz 1 erhöht werden sollen und wie er diese Erhöhungsbeträge ermittelt hat.

Härtefallausgleich (§ 59 KitaG):
Für den Fall, dass die Ausgleichszahlungen in Höhe der Pauschalen nicht ausreichen sollten, um die Mindereinnahmen abzufedern sind Härtefallregelungen vorgesehen. Danach sollen die Einrichtungsträger zu den bekannten Antragsfristen ihre Mindereinnahmen geltend machen können.

Für die Gewährung eines Härtefallausgleiches, ähnlich wie die Spitzabrechnung bei der bisherigen Beitragsfreiheit, können die Träger ihre Mindereinnahmen nach § 59 KitaG wie bisher bis zum 1. September geltend machen. Dazu findet, abweichend von dem Ihnen bisher bekannten Verfahren nach § 17b Abs. 2 KitaG, eine Vergleichsbetrachtung zu den Einnahmen im Vorjahr statt.

Dabei sollen auch Veränderungen bei den vertraglich belegten Plätzen einbezogen werden. So sollen z.B. Kitas, die ihre Betreuungskapazitäten erhöht haben und mehr Kinder betreuen, einen höheren Härtefallausgleich erhalten. Die Vergleichsbetrachtung zum Vorjahr vermeidet den Aufwand des Einrichtungsträgers, bestimmte Ausgleichszahlungen zu bestimmten anderen betreuten Kindern in Bezug setzen zu müssen, wie es z.B. bei § 17b Abs. 2 KitaG bisher der Fall ist. Ziel der Härtefallregelungen ist, dass die Einrichtungsträger alle Mindereinnahmen, die tatsächlich entstanden sind, auf Antrag erstattet erhalten.

Der örtliche Träger der öffentlichen Jugendhilfe entscheidet hinsichtlich des Ausreichens zusätzlicher Pauschalen und hat insoweit einen Beurteilungsspielraum. Von erheblich höheren Mindereinnahmen kann in der Regel ausgegangen werden, wenn der zu erwartende Härtefallausgleich voraussichtlich in Höhe der Pauschalzahlungen vorzunehmen wäre. Die Unzumutbarkeit eines Abwartens des Härtefallausgleichs kann anhand der strukturellen und finanziellen Besonderheiten des Trägers beurteilt werden. Die erhöhten zusätzlichen Pauschalen sollten der Höhe nach nicht so gewählt werden, dass sie den Härtefallausgleich vollständig vorwegnehmen.

Wenn dem Träger zusätzliche Pauschalen gewährt wurden, ist er nach § 56 Abs. 3 KitaG verpflichtet, den Härtefallausgleich nach § 59 KitaG fristgerecht zu beantragen, auch wenn die erhöhte Pauschale auskömmlich ist. Wird der anschließende Härtefallausgleich nicht fristgerecht beantragt, muss der Einrichtungsträger die zusätzlichen Pauschalbeträge nebst Zinsen erstatten bzw. kann eine Verrechnung mit den Personalkostenzuschüssen nach § 16 Absatz 2 erfolgen (§ 56 Abs. 3 KitaG).

Die zusätzlichen Pauschalen gern. § 56 Abs. 2 KitaG müssen auch dann erstattet werden, wenn beim Härtefallausgleich eine negative Differenz errechnet wird (§ 59 Abs. 4 S. 5 KitaG).

Der Härtefallausgleich erfolgt auf der Grundlage einer Vergleichsbetrachtung. Der Härtefallausgleich muss insgesamt neugestaltet werden, weil dies wegen der deutlichen Zunahme der Komplexität der Fallgestaltungen unerlässlich ist, um den administrativen Aufwand für die Kita-Träger und die örtlichen Träger der öffentlichen Jugendhilfe beherrschbar zu halten.

Es ist eine Härtefallausgleich über „alle Fallgruppen“ unvermeidbar, da sich die Fallgruppen einerseits überschneiden (z.B. Kindergarten-Eltern mit Sozialtransferempfänger; Sozialtransferleistungsempfänger mit Einkommensbezieher zwischen 20.000,- und 35.000,- Euro). Zudem kann bei der sehr großen Zahl gemischter Einrichtungen (Krippe, Kindergarten und Hort) nicht erwartet werden, dass eine differenzierte Erfassung der „Vergleichsjahr- und -gruppeneinnahmen“ bereits vorhanden ist, so dass spezifische Vergleichsdaten fehlen werden.

Ein Härtefallausgleich kann gefordert werden, wenn die Summe der Pauschalen die Mindereinnahmen des Trägers nicht deckt. Dazu ermittelt der Träger der Kindertagesstätte zunächst seine Einnahmen, die er im Zusammenhang mit den Elternbeiträgen im gerade abgelaufenen Kalenderjahr erzielt hat (Ausgleichsjahr, z. B. 2023). Hierzu zählen zunächst alle tatsächlich erzielten Elternbeitragseinnahmen. Offene Forderungen gegen Personensorgeberechtigte sind nicht zu berücksichtigen. Zu diesen Einnahmen gehören auch Pauschalen nach dem KitaG und der aufgrund dieses Gesetzes erlassenen Rechtsverordnungen, die der Träger als Ausgleich für Elternbeitragsbefreiungen für das Ausgleichsjahr erhalten hat. Es sind alle Pauschalen zu berücksichtigen, die für das Ausgleichsjahr gezahlt wurden. Noch nicht ausgezahlte Beträge werden mit dem Antragswert als zu berücksichtigende Einnahmen einbezogen, d.h. die Zahlung kann auch erst im Folgejahr erfolgt sein. Erhöhte zusätzliche Pauschalen sind mit dem erhöhten Betrag zu berücksichtigen. Ein Härtefallausgleich, den er für das Vorjahr (z.B. 2022) im Ausgleichsjahr (z.B. 2023) beantragt und/oder erhalten hat, bleibt unberücksichtigt. Das Essengeld ist kein Elternbeitrag. Die Gesamtsumme wird in die Vergleichsbetrachtung einbezogen.

Da die Träger nach § 59 Abs. 9 KitaG bereits zum 1. September den Antrag auf Härtefallausgleich stellen müssen, bestimmt § 59 Abs. 4 S. 3 KitaG, dass für die Monate September bis Dezember des Ausgleichsjahres die bisherigen Einnahmen auf den Rest des Ausgleichsjahres hochzurechnen sind.

Nach denselben Grundsätzen ermittelt der Träger die Einnahmen im Zusammenhang mit den Elternbeiträgen für das Vergleichsjahr (z. B. 2022) und führt dann die Differenzbetrachtung/ Vergleichsbetrachtung durch, vgl. § 59 KitaG. Liegen die Einnahmen im Ausgleichsjahr z.B. 2023 unter den Einnahmen des Vergleichsjahres 2022, erhält er einen Härtefallausgleich für das ablaufende Kalenderjahr (z.B. 2023), Eine negative Differenz führt gemäß § 59 Abs. 4 S. 5 KitaG nicht zur Erstattungspflicht der geleisteten Pauschalen, wohl aber hinsichtlich der sog. „zusätzlichen Pauschalen". Zugunsten der Einrichtungsträger bestimmt § 59 Abs. 5 KitaG einnahmeerhöhend, dass rechnerisch davon auszugehen ist, dass für das gesamte Ausgleichsjahr 2022 eine Pauschale in Höhe 30 Euro je Kind und Monat für die Beitragsfreiheit von Sozialtransferleistungsempfänger und Geringverdienende gewährt wurde. Der auf diese Weise ermittelte Differenzbetrag wird in einem dritten Schritt gern. § 59 Abs. 4 KitaG nach der Anzahl der durchschnittlich betreuten Kinder gewichtet,

Rechenformel
Härtefallausgleich = (Einnahmen Vergleichsjahr - Einnahmen Ausgleichsjahr) x (durchschnittlich vertraglich belegte Plätze Ausgleichsjahr/ durchschnittlich vertraglich belegte Plätze Vergleichsjahr)

Der Träger der Kindertagesstätte hat dem örtlichen Träger der öffentlichen Jugendhilfe die Rechenschritte gem. § 59 Abs. 4 S. 4 KitaG darzulegen.

Die Meldungen des Vorjahres sind für die Härtefallausgleichszahlungen relevant. Da die vertraglich belegten Plätze in den Kitas schwanken können, wird dies durch die Bildung einer Quote berücksichtigt. Dazu wird der Durchschnitt der vertraglich belegten Plätze des Vorjahres zu dem Durchschnitt der vertraglich belegten Plätze des Ausgleichsjahres ins Verhältnis gesetzt. Für den Ausgleich 2023 würde die Ausgleichsquote wie folgt gebildet werden: Durchschnitt der vertraglichen belegten Plätze zu den Stichtagen 1.12.2022, 1.3.2023, 1.6.2023, 1.9.2023 geteilt durch den Durchschnitt der vertraglichen belegten Plätze zu den Stichtagen 1.12.2021, 1.3.2022, 1.6.2022, 1.9.2022.

Da der Härtefallantrag entsprechend der bisherigen Regelung des § 17b Absatz 2 KitaG bis zum 1. September zu stellen ist, müssen die Einnahmen des Ausgleichsjahres für die Monate September bis Dezember entsprechend der bis dahin erhaltenen Einnahmen hochgerechnet werden. Wurden zusätzliche Pauschalen gewährt, kann sich ein negativer Betrag ergeben, der zurückzuzahlen ist.

Ja: Dieser Fall ist in § 59 Absatz 6 KitaG geregelt. Ist eine Kita im Ausgleichsjahr neu entstanden, ist der Härtefallausgleichsbetrag ausnahmsweise nach den Durchschnittswerten anderer Kindertagesstätten im Gemeindegebiet oder im Zuständigkeitsbereich des Landkreises zu ermitteln. Hat eine Kindertagesstätte im Ausgleichsjahr ihren Betrieb aufgenommen und ist damit kein Vergleichsjahr für die Kindertagesstätte vorhanden, so ergibt sich die Höhe des Härtefallausgleichs aus der durchschnittlichen Differenz der Einnahmen anderer Kindertagesstätten im Gemeindegebiet geteilt durch die durchschnittliche Anzahl der vertraglich betreuten Kinder im Gemeindegebiet im Vergleichsjahr und multipliziert mit der durchschnittlichen Anzahl der vertraglich betreuten Kinder im Ausgleichsjahr. Gab es bisher keine Kindertagesstätte in der Gemeinde, richtet sich der Härteausgleich nach den Kindertagesstätten im Zuständigkeitsbereich des örtlichen Trägers der öffentlichen Jugendhilfe.

Mit vorheriger Zustimmung des überörtlichen Trägers der öffentlichen Jugendhilfe (MBJS) kann der örtliche Träger der öffentlichen Jugendhilfe dem Träger der Kindertagesstätte gemäß § 59 Abs. 7 KitaG einen höheren Härtefallausgleich bewilligen, wenn der Träger der Kindertagesstätte aufgrund besonderer tatsächlicher Umstände durch die Anwendung der §§ 50 und 51 erhebliche Einnahmeausfälle nachweisen kann, die nicht bereits durch die Regelungen der §§ 55 bis 59 ausgeglichen werden (atypischer Fall) und die für den Träger der Kindertagesstätte eine unbillige Härte sowie eine wirtschaftliche Gefährdung für die Aufrechterhaltung des Betriebs darstellen. Ein atypischer Fall kann insbesondere dann vorliegen, wenn der regelmäßige Betrieb der Kindertagesstätte im Vergleichsjahr oder im Ausgleichsjahr gestört wurde.

Atypische Fälle können sein:

• Baumaßnahmen in der Kita, die auf die Platzzahlen deutliche Auswirkungen haben,
• Katastrophen, pandemiebedingte Schließung oder
• ein noch nicht vollständig angelaufener Betrieb einer neuen Kindertagesstätte

Zudem muss sich aus dem atypischen Fall eine unbillige Härte und eine wirtschaftliche Gefährdungslage für den Einrichtungsträger ergeben. Die Situation darf objektiv nicht zum gewöhnlichen Betriebsverlauf gehören. Die Höhe des gewährten höheren Härtefallausgleichs muss angemessen sein.

Es besteht ein erhöhter Begründungszwang. Der Träger der Kindertagesstätte hat das Vorliegen eines atypischen Falls, einer unbilligen Härte und einer wirtschaftlichen Gefährdung ausführlich zu begründen. Damit das MBJS dem konkreten Vorschlag des örtlichen Trägers der öffentlichen Jugendhilfe zustimmen kann, muss die Vorlage an das MBJS vollständig und entscheidungsreif sein. Vorlagen, die nicht der Vorschrift entsprechen, müssen an den örtlichen Träger der öffentlichen Jugendhilfe zurückgewiesen werden.

Der örtliche Träger der öffentlichen Jugendhilfe prüft, bewertet und entscheidet, ob die Voraussetzungen für einen höheren Härtefallausgleich vorliegen und er deswegen den Antrag an den überörtlichen Träger der öffentlichen Jugendhilfe vorlegt. Der örtliche Träger der öffentlichen Jugendhilfe schlägt vor, in welcher Höhe ein höherer Härteausfall gewährt werden soll. Klagen gegen verweigerte Zustimmungen über vollständig vorgelegte und entscheidungsreife Anträge sind gegen den überörtlichen Träger der öffentlichen Jugendhilfe zu richten.

Ja. Für den Vollzug der Aufgaben nach §§ 50 ff. KitaG erhalten nicht nur die Träger, sondern auch die örtlichen Träger der öffentlichen Jugendhilfe, d.h. die Landkreise/kreisfreien Städte, einen Ausgleich des Verwaltungsmehraufwandes (§ 62 KitaG).

Für die Erfassung und Weitermeldung der Pauschalen sowie für die Festsetzung und Zahlung der Pauschalen an die Einrichtungsträger wird jährlich je Kindertageseinrichtung eine Stunde einer Kraft im gehobenen nichttechnischen Verwaltungsdienst der fünften Entwicklungsstufe der Entgeltgruppe 9b des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst (Kommunen) und ein zusätzlicher Gemeinkostenanteil von 30 Prozent der dafür aufzuwendenden Personalkosten angesetzt. Dabei wird davon ausgegangen, dass an bereits bestehende Prozesse zur Abwicklung der Beitragsfreiheit im letzten Kita-Jahr vor der Einschulung angeknüpft werden kann. Es sind zu den gleichen bekannten Stichtagen nach der KitaBKNV bestimmte Kinderzahlen zu erfassen und einmal im Jahr an das Land weiter zu melden. Hinsichtlich der Erfassung und Bescheidung der Pauschalen ergeben sich mit Blick auf den bekannten Ausgleichsmechanismus nach KitaBBV keine Besonderheiten. Der Ausgleich für die Pauschalen richtet sich folglich nach dem gemäß § 7 KitaBBV angesetzten Aufwand.

Für die Bearbeitung der Härtefallanträge wird ein zusätzlicher Arbeitsaufwand von 8 Stunden für angemessen gehalten. Der Verwaltungskostenausgleich wird wie üblich zu den bekannten Zahlungsterminen nach der KitaBKNV ausgereicht.

Nein, da Kinder, die in anderen Bundesländern betreut werden, nicht von den Neuregelungen profitieren, entstehen insoweit auch keine Verwaltungskosten i.S.d. §§ 50 ff KitaG.