Vergabe

Ja, immer, wenn eine externe Leistung über 1.000 Euro netto beschafft werden soll. Ein wettbewerbliches Verfahren ist immer dann durchzuführen, wenn überhaupt Wettbewerb auf dem Markt vorhanden ist (Markterkundung).

Die Schulleitung führt die Prüfung der Leistungsanbieter durch und dokumentiert auf dem Muster Auswahlvermerk, siehe Formularbox der staatlichen Schulämter:
> Nr. 11 Haushaltsangelegenheiten aller Schulämter
oder in anderer geeigneter Weise, welcher Leistungsanbieter ausgewählt wurde. Im zuständigen staatlichen Schulamt wird dann nur noch eine formale Prüfung der Unterlagen durchgeführt.

Wenn der Gesamtauftrag (z.B. bei mehrfachem Tätigwerden, halbes oder ganzes Schuljahr etc.) einen Auftragswert von über 1.000 Euro netto aufweist (das wird der Regelfall sein), ist ein Vergabeverfahren erforderlich, meistens wäre dann ein geschlossenes Verfahren (Verhandlungsvergabe oder beschränkte Ausschreibung jeweils ohne Teilnahmewettbewerb) möglich. Siehe hierzu auch die Ausführungen in der Handreichung zum Schulbudget.
> Handreichung Schulbudget

Soweit es für die Beschaffung einer Leistung mehrere geeignete Anbieter auf dem Markt gibt, sind auch mehrere Anbieter zur Angebotsabgabe aufzufordern. Für den Eingang der Angebote ist eine angemessene Frist zu setzen. Mit der Angebotsaufforderung und den versendeten weiteren Vergabeunterlagen an mehrere Anbieter haben Sie dokumentiert, dass alles dafür getan wurde, dass Sie mehrere Angebote erhalten. Wenn zwei von drei Anbietern bis zum Fristablauf keine oder unpassende Angebote abgeben, wurden trotzdem drei Angebote eingeholt, auch wenn im Ergebnis dann nur ein passendes Angebot vorliegt. Gibt jemand kein Angebot ab, fällt das nicht in Ihren Verantwortungsbereich. Es muss aber plausibel sein, dass alle Anbieter grundsätzlich Angebote hätten abgeben können (weil sie grundsätzlich solche Leistungen anbieten und weil Sie im Vorfeld im Rahmen einer Markterkundung abgefragt haben, ob die betreffenden Anbieter entsprechende zeitliche und personelle Kapazitäten haben). Für die Dokumentation ist der Auswahlvermerk (s. Frage 1) zu verwenden. Der Anbieter muss nicht aus der Region kommen. Wenn es in Ihrer Region nur einen Anbieter gibt, sollten Sie zwei weitere Anbieter aus bspw. Berlin um ein Angebot bitten. Wenn diese kein Angebot oder ein teureres Angebot (weil die Anfahrt dazukommt) abgeben, wäre der Anbieter aus Ihrer Region auszuwählen.

Zunächst der Auswahlvermerk (Anlage 1 der Handreichung Schulbudget). Es empfiehlt sich darüber hinaus das Angebot sowie das Formular 4.1 (Aktualisierte Formulare für nationale Vergabeverfahren | Vergabe Brandenburg), die Dokumentation der Wertungsentscheidung und den Vertragsentwurf beizufügen.
> Handreichung Schulbudget

Das hängt davon ab, was Ihnen wichtig ist. Wenn es für Sie keinen Unterschied macht, in welcher Form die Nachhilfe angeboten wird, dann muss dies nicht festgelegt werden. Andernfalls ist die Form der Nachhilfe in die Leistungsbeschreibung aufzunehmen.

Bei einem Auswahlverfahren über den Vergabemarktplatz hängt das vor allem von Ihrem Festlegungen ab. D.h. Sie können festlegen wie lange die angemessene Angebotsfrist und die Bindefrist (Frist bis zur Zuschlagserteilung) sein soll. In der Regel sollen für jeden Schritt etwa mindestens 14 Tage eingeplant werden. Es ist zudem ratsam auch ausreichend Zeit für Rücksprachen mit dem staatlichen Schulamt einzuplanen.

Ja.